Les voyages d'affaires peuvent vous aider à développer le chiffre d'affaires de votre entreprise mais c'est aussi un poste de dépense qu'il convient d'optimiser. Les grandes entreprises embauchent généralement des « travel managers » qui sont des professionnels formés pour gérer les déplacements professionnels. Pour les PME-TPE, c'est une autre histoire. Heureusement, il est possible de réduire considérablement ses dépenses même sans être une entreprise du CAC 40.

Identifier les leviers d'économies

Les déplacements professionnels des PME sont généralement gérés par des assistant(e)s de direction et/ou le service comptabilité. Ce sont eux qui devront identifier les principaux postes de dépenses comme l'hébergement, le transport ou les repas qui pourraient être optimisés tout en facilitant la vie du voyageur.

Certains leviers sont moins facilement identifiables mais tout aussi importants. Ces économies « indirectes » peuvent se faire grâce à :

• L'optimisation du temps de l'organisateur : recherche, réservation, gestion des notes de frais, factures, ...etc.

• La diminution du risque juridique.

• L'efficience du voyageur sur place

Prendre le temps d'identifier ces leviers permet d'économiser facilement 30 % de budget pour les prochains déplacements. Le temps investi sera donc rapidement rentabilisé.

Un voyage d'affaires moins cher et plus efficace

Si l'on souhaite que le voyageur d'affaires reste performant, il faut faire attention à la qualité des prestations. Pour réussir son déplacement, il doit évoluer dans des conditions optimales, sans stress. Toutes les solutions qui peuvent lui faciliter la vie sont donc bienvenues. Il ne doit pas avoir à se concentrer sur des points administratifs ou se fatiguer dans les transports pour rejoindre un hôtel hors de la ville par exemple.

Il est donc utile de choisir un hôtel en centre-ville, qui dispose d'un parking si le salarié se déplace en voiture et qui est à proximité de ses lieux de rendez-vous. Certaines résidences Smartappart mettent même à disposition une salle de réunion. Cela permet de faire des économies sur la location de la salle et le transport tout en réduisant la fatigue du ou des voyageurs.

Un appart hôtel est une solution idéale pour les voyages d'affaires, qu'ils soient de courte ou longue durée. Ils offrent les mêmes services et confort qu'un hôtel classique tout en étant plus rentables grâce à la présence d'une cuisine équipée pour les repas. Les voyageurs seront moins stressés car ils se sentiront « comme à la maison ».

Toutes les résidences hôtelières ne proposent pas les mêmes prestations. Découvrez nos solutions spécialement conçues pour les professionnels, organisateur comme voyageur, sur cette page.