Vous devez organiser un séjour professionnel à Lorient ou Cherbourg pour vous ou des salariés de votre entreprise ? Nous vous proposons un exemple de liste de tâches à accomplir ou To-Do List en vue de votre déplacement.

Avant le déplacement professionnel

Un déplacement professionnel se prépare plusieurs jours voire plusieurs semaines à l'avance. De plus, en vous y prenant tôt, vous pourrez bénéficier de la réduction Early Booking.

Notre exemple de liste de tâches :

• Confirmer le lieu, les dates et le nombre de personnes concernées par le déplacement.

• Regrouper les rendez-vous selon le lieu afin d'éviter des allers-retours inutiles.

• Lister les besoins pour toute la durée du séjour : location de voitures, service ménage, nombre de petits-déjeuners, …etc.

• Établir un budget global.

• Identifier les différents postes de dépenses (logement, restauration, transports, …).

• Comparer les types de logements (studio, appartement, loft, ...).

• Réserver en ligne votre appart hôtel.

• Conserver précieusement le code personnel envoyé par e-mail ou SMS pour accéder à votre appartement hors des horaires de présence de l'équipe Smartappart.

• Appeler la réception pour les demandes particulières (parking sur place, arrivée tardive, ...)

• Faire un dossier regroupant tous les documents administratifs pour votre voyage.

• Préparer vos valises personnelles et professionnelles quelques jours avant le départ.

Pendant et après votre séjour

Bien préparé en amont, votre déplacement professionnel devrait se dérouler sans encombres mais certaines tâches ne peuvent être effectuées qu'une fois sur place.

Ainsi, pensez à :

• - Ajuster les temps de parcours selon les conditions météorologiques et le trafic du lendemain.

• - Consulter le smartguide pour trouver des idées pour se détendre après une journée de travail.

• - Prévenir la réception en cas de départ tardif.

• - Saisir vos notes de frais une fois le séjour terminé.

Cette liste n'est pas exhaustive mais elle vous donnera des idées pour réaliser la vôtre selon vos besoins. Vous pouvez vous aider d'une application ou bien d'un simple carnet en papier.

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